Kobieta z klasą – nie jestem perfekcyjna
Z nostalgią wspominam czasy, kiedy telefon był przymocowany do ściany i zawsze był w tym samym miejscu. To dawało rozgraniczenie tego, kiedy rozmowy przez telefon są możliwe i konieczne.
W dzisiejszych czasach nie rozstajemy się z telefonem. Z narzędzia komunikacji telefon stał się smyczą i uzależnieniem. Kijem Wisły nie zawrócisz, trzeba zaakceptować zmiany kulturowe, społeczne i technologiczne.
Przedsiębiorca na początku kariery odbiera każdy telefon z ufnością i radością. Po zarejestrowaniu działalności spodziewa się pierwszego telefonu od klienta, a zamiast tego dzwoni pracownik banku X, który proponuje konto, kolejny to operator telefonii komórkowej, dostawca Internetu i inni sprzedawcy. W miarę upływu czasu i większej widoczności na rynku, jest telefonicznie bombardowany, SMS-ami, powiadomieniami z Google, Trello, komunikatorów internetowych. Telefon zaskakuje nas w każdej chwili, nigdy nie wiemy, kto i z jaką sprawą się do nas zwróci.
Pamiętam weekend, kiedy klient dzwonił do mnie o 1:00 w nocy – z „kieszeni” w czasie jak świetnie się bawił na dyskotece w Zakopanem.
Występując w roli partnera biznesowego klienta, nie tylko księgowej, odbywam dużo spotkań z przedsiębiorcami, udzielam konsultacji, biorę udział w szkoleniach. Duża część mojej pracy wymaga skupienia, spokoju, z uwagi na potrzebę zanotowania, przygotowania, przeanalizowania, poszukiwania właściwych rozwiązań.
Kiedy słyszę dzwonek telefonu w biurze, czuję się zobowiązana do odebrania. Tak mnie nauczono w domu, kiedy dzwonisz do kogoś to znaczy że masz uzasadnioną potrzebę. Trudno mi zaakceptować zmiany kulturowe, jakie dokonały się na przestrzeni ostatnich lat, zwłaszcza brak racjonalnego podejścia do korzystania z czasu drugiego człowieka.
Dlatego przyjęłam własne zasady określające kontakt z klientem.
Jak pracuję?
Preferowana forma kontaktu to komunikacja mailowa, kontakt osobisty lub telefoniczny po wcześniejszym umówieniu. Wbrew temu, co się niektórym wydaje, mail to dla mnie idealna forma komunikacji w tak odpowiedzialnej działalności jak księgowość. Ważna jest terminowość, dokładność i rzetelność. Po odbytej rozmowie telefonicznej również wysyłam podsumowanie mailowe.
Wprowadzam zorganizowany styl pracy w blokach czasowych, w kalendarzu mam przewidziany czas na rozmowy, konsultacje, spotkania. Cenię sobie każdą minutę. Kiedy mam wolną chwilę odpoczywam, ładuję akumulatory, by mieć energię na szybkie i sprawne działanie.
Komunikatory internetowe i social media służą mi wyłącznie do pierwszego kontaktu.
Z doświadczenia wiem, że nie ma aż tak ważnej sprawy która usprawiedliwiałaby kontakt telefoniczny w czasie wolnym od pracy.
Przekazywanie rozwiązań, informacji, ustaleń poprzez telefon ograniczam do minimum i uzależniam to od potrzeb drugiej osoby. Stawiam na jasną komunikację i edukację na początku współpracy.
Z otwartością zapraszam klientów lub osoby chcące nawiązać współpracę do naszego biura w Stargardzie, by porozmawiać o tym, jak prosperuje ich biznes, z czym się zmagają, czy potrzebują dodatkowego wsparcia lub szukają rzetelnych wykonawców – współpracuję z wieloma ekspertami i zazwyczaj mogę polecić sprawdzoną firmę.
Stosuję czytelne zasady i trzymam się swoich wartości. Uczciwość, solidność i zrozumienie potrzeb innych buduje moją skuteczność. Mogę więcej zrobić dla ludzi, kiedy jestem w zgodzie ze sobą i swoją życiową rolą.